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„ePA für alle“ seit dem 1. Oktober 2025

2. Oktober 2025

Autor: Kirsa Kleist

Seit Beginn dieses Quartals ist die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) verpflichtend. Bereitgestellt wird das ePA-Modul seit dem 29. April 2025 – in der Theorie. In der Praxis kann der Start je nach Software-Hersteller auch erst im Laufe des vierten Quartals erfolgen. Laut ÄrzteZeitung sind bisher rund 80 Prozent der Praxen mit einem ePA-Modul ausgestattet.

Mit dem Einrichten und Verwalten von ePA haben Praxen nichts zu tun. Das ist Sache der Krankenkassen. Praxen (und weitere medizinische Einrichtungen) sind für das Befüllen der ePA zuständig – im Zusammenspiel mit den Patientinnen und Patienten.

Dazu ist der sogenannte Behandlungskontext zwingend erforderlich. Nachgewiesen wird dieser durch das Einlesen der Gesundheitskarte. Die Dauer ist standardmäßig auf 90 Tage festgelegt – für Apotheken auf 3 Tage. Sie kann aber von den Patientinnen und Patienten noch verändert werden.

Mit dem Stichtag ist verpflichtend, was in die ePA gehört:

Arztbriefe,
Befunde aus Labor und bildgebender Diagnostik,
Berichte von invasiven und chirurgischen sowie nichtinvasiven und konservativen Maßnahmen.

Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen dürfen nur nach ausdrücklicher schriftlicher oder elektronischer Einwillung seitens der Patientin oder des Patienten in der ePA gespeichert werden.

Bei der Speicherung von Daten, die diskriminierend oder stigmatisierend wirken können, gilt eine besondere Hinweispflicht gegenüber den Patientinnen und Patienten. Geht es z. B. um sexuell übertragbare Infektionen oder psychische Erkrankungen, müssen sie gezielt über das Widerspruchsrecht informiert werden.

Verordnungs- und Dispensierdaten, die aus dem E-Rezept stammen, werden automatisch vom E-Rezept-Server in die ePA-Medikationsliste übermittelt.

Auf Wunsch der Patientin oder des Patienten kann die ePA auch mit Folgendem befüllt werden:

elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU),
Daten aus dem Disease-Management-Programm (DMP)
Erklärungen zur Organ- und Gewebespende,
Vorsorgevollmachten,
Patientenverfügungen,
Daten aus digitalen Gesundheitsanwendungen (DiGA).

Vor allem bei multimorbiden, chronisch kranken oder hochaltrigen Patientinnen und Patienten soll die ePA Zeit sparen und Sicherheit schaffen. Auch in Vertretungssituationen und bei Sprachbarrieren kann die ePA helfen. Langfristig sollen die ePA-Daten der gesetzlich Versicherten auch Forschungszwecken dienen.

Um Patientinnen und Patienten dabei zu unterstützen, sich umfassend mit der ePA auseinanderzusetzen, bietet die gematik kostenlose Infopakete für Praxis-, Apotheken-, Klinik- und Pflege-Teams an. Auch ein „Spickzettel“ für die medizinischen Einrichtungen ist enthalten. Die gematik hat sich außerdem bemüht, alle denkbaren allgemeinen Fragen in einem FAQ zu beantworten.

Wichtig: Praxen sind nicht verpflichtet, alte Papierbefunde einpflegen. Versicherte können diese allerdings bei ihrer Krankenkasse digitalisieren zu lassen. Innerhalb von 24 Monaten ist dies laut „Stiftung Warentest“ zweimal für jeweils 10 Dokumente möglich.

Um die ePA selbst zu nutzen, benötigen Patientinnen und Patienten die ePA-App. Ein Handy ist nicht nötig, da auch eine Desktop-Version existiert. Außerdem können Angehörige für die Nutzung freigeschaltet werden.

Tauchen individuelle Anliegen, Bedenken oder Wünsche zur Nutzung der ePA auf, ist der jeweilige Versicherer in der Regel die richtige Adresse. Hier gibt es spezielle Ombudsleute.

Patientinnen und Patienten, die keine ePA nutzen möchten, dürfen laut Gesetz keine Einschränkungen in der Qualität der Behandlung erfahren.

Praxen und Apotheken drohen jedoch ab 2026 Sanktionen, wenn sie die ePA für gesetzlich Versicherte nicht verwenden. Auch Krankenhäuser sollen kurze Zeit später davon betroffen sein.

Widersprechen und wieder aktivieren

Die Krankenkassen wurden verpflichtet, für alle gesetzlich Versicherten eine ePA anzulegen, sofern die Versicherten nicht widersprochen haben. Über die Möglichkeiten zu widersprechen haben die Krankenkassen ihre Versicherten informiert. Ein Widerspruch ist auch noch möglich, wenn die ePA schon bereitgestellt wurde. Dann wird diese gelöscht.

Andersherum kann ein Widerspruch jederzeit bei der Krankenkasse zurückgenommen werden – über deren App, Website oder schriftlich. Danach kann die ePA (erneut) angelegt werden.

Auch Kinder und Jugendliche haben Anspruch auf eine ePA. Bis zum vollendeten 15. Lebensjahr entscheiden die gesetzlichen Vertreter, ob vom Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht werden soll.

Es ist auch möglich, der Nutzung nur teilweise zu widersprechen:

Bestimmte Ärztinnen, Ärzte, medizinische Einrichtungen oder Apotheken können nicht mehr auf ePA-Daten zugreifen, wenn in der ePA-App oder bei der Ombudsstelle der Krankenkasse ein Widerspruch vorliegt.
Per ePA-App oder über die Ombudsstelle der Krankenkasse kann auch der Medikationsliste, die über das E-Rezept erstellt wird, widersprochen werden.
Die Dokumentation bestimmter Behandlungen in der ePA kann in der Arztpraxis untersagt werden.
Die Abrechnungsdaten, die auch erbrachte Leistungen und Diagnosen umfassen, gehen nicht in die ePA ein, wenn dem bei der Krankenkasse widersprochen wurde.
Die Daten aus der ePA können nicht mehr für Forschungszwecke genutzt werden, wenn per ePA-App oder in der Ombudsstelle der Krankenkasse ein Widerspruch eingereicht wurde.

ePA für Privatversicherte?

Private Versicherer entscheiden selbst, ob sie ihren Versicherten ein ePA-Angebot machen. Wenn ja, gilt dies für all ihre Versicherten. Auch diese haben dann das Recht, der Nutzung zu widersprechen.

Voraussetzung für die ePA-Nutzung von Privatversicherten ist eine Krankenversichertennummer (KVNR), eine Gesundheits-ID und die ePA-App. Sie entscheiden aktiv beim Online-Check-in, wer berechtigt ist, auf die ePA zuzugreifen.

Pro versicherter Person gibt es immer nur eine ePA. Werden private Leistungen von gesetzlich Versicherten genutzt, können auch diese in ihrer ePA dokumentiert werden.

Bei einem Wechsel der Krankenkasse wechseln die ePA-Daten – in verschlüsselter Form – automatisch mit. Das gilt auch für Berechtigungen und Widersprüche. Ausnahme: Widersprüche gegen das Hinterlegen der Abrechnungsdaten und gegen die Nutzung der ePA-Daten zu Forschungszwecken. Bei Privatversicherten werden diese generell nicht verwendet.